In this case study, leads ask questions via a Salesforce form. In Salesforce, this web-to -lead creates automatically a task and assigned it to a user. Then, the question asked by the lead is in the task’s description. To answer to the lead, the sale representative uses the Salesforce Gmail button.

PROBLEM: the question’s history does not appear in the email window which has just opened

 

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To meet this need, I first thought of creating a quick email button (https://success.salesforce.com/ideaview?id=087300000006tqzAAA), having previously created a template.
It does not work : we can not use template based on the task.

 

FOUND SOLUTION:
Create another Gmail button that copies task’s field values.

Go to App Set up | Activities | Task Button | puis cliquer sur New Button or Link
Display type= Detail page Button
Behavior = Display in new window
Content source= URL
url :

https://mail.google.com/mail/u/0/?view=cm&fs=1&tf=1&to={!Lead.Email}

&bcc={!User.Email}

&pli=1
&su=RE:+{!Task.Subject}
&body= *** Message reçu le+ {!Task.CreatedDate}
%0A
+ {!Task.Description}

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Version française

Créer un bouton custom Gmail dans Salesforce

Dans le cas client, les prospects posent des questions, via un formulaire de contact relié à Salesforce. Dans Salesforce, ce web-to-lead, crée automatiquement une tâche qui est ensuite attribuée à un commercial. La question posée par le prospect se trouve alors dans la description de la tâche. Pour répondre au prospect, le commercial utilise le bouton Gmail Salesforce.

PROBLEME :
l’historique de la question posée n’apparaît pas dans la fenêtre d’email qui vient de s’ouvrir.

 

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Pour répondre à ce besoin, j’avais pensé d’abord à créer un quick email button (https://success.salesforce.com/ideaview?id=087300000006tqzAAA), en ayant au préalable créé un template.
Cela ne marche pas : nous ne pouvons pas utiliser de template basé sur la tâche.

SOLUTION TROUVEE :
Créer un autre bouton Gmail qui recopie des valeurs de champs de la tâche

Aller dans App Set up | Activities | Task Button | puis cliquer sur New Button or Link
Display type = Detail page Button
Behavior = Display in new window
Content source = URL
url :

https://mail.google.com/mail/u/0/?view=cm&fs=1&tf=1&to={!Lead.Email}

&bcc={!User.Email}

&pli=1
&su=RE:+{!Task.Subject}
&body= *** Message reçu le+ {!Task.CreatedDate}
%0A
+ {!Task.Description}

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Paramètres de l’url :

https://mail.google.com/mail/u/0/?view=cm&fs=1&tf=1&to={!Lead.Email} ->lien vers Gmail & adresse du destinataire de l’email

&bcc={!User.Email} -> adresse en copie de l’email

&pli=1 -> paramètre Gmail non identifié (!)

&su=RE:+{!Task.Subject} -> sujet de l’email
&body= *** Message reçu le+ {!Task.CreatedDate} -> corps du message
%0A -> saut de ligne (merci à Souhail pour l’astuce !)