Version anglaise

(Version française plus bas)

One of the most popular features in Salesforce is surely the inline editing in list views. This can be a key adoption point for your users, you can even mass edit records. Sometimes small thing can have big effect.

Be careful though, there are limitations :

  • Some standard fields cannot be edited
  • Activity lists must have a filter to display only events or tasks.Inline editing will not be active if the list may display events or tasks, even if the listed records are in reality all of the same type.
    To insure that, you can use a filter like : Task Equals True / False
  • If your org has Person Accounts enabled, you cannot edit them in a Contact list view, only from an Account list.
    You cannot inline edit a business Account from a list if  there is not a filter like : Is a PersonAccount Equals False
  • If there are some custom RecordTypes on the listed object, you have to create a filter to insure that all the records are of the same record type.
    In the same way as the activities , even if all the records displayed are of the same type , the inline edition will only be activated if the filter exists.
  • Inline editing will not be enabled if yu use a filter logic with an OR condition

Let’s have a look on the two last conditions. It seems that the last one is not complete : if you use custom record types and a filter as described earlier, inline editing will not be active if you have a custom logic filter, event if it does not contains any OR clause !

Salesforce uses the same mechanic to validate the display of only one record type and that there is no OR clause in the filter logic : the system simply checks if there is no filter logic without analyzing its content.

If in the case of record types, this can be understood (Salesforce cannot scan all the displayed records to check if they are of the same type), it can be discussed in the case of a 1-line filter logic.
Another vigilance point is that without filter logic, you cannot add filter lines to the standard 5 ones.

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One workaround could be to create a boolean formula field and group all the necessary filters to get a list view with 5 lines and only AND clauses.
 
REFERENCES :

 

 

Version française

Edition en ligne des vues sur Salesforce :
quelques pièges à éviter.

Une des fonctions les plus pratiques de Salesforce est sans doute l’édition en ligne dans les vues de liste. Elle permet même de modifier plusieurs enregistrements en même temps. Parfois, ce sont les petites choses qui ont le plus d’impact.

Attention pourtant, car elle comporte des limitations :

  • Certains champs standard ne peuvent pas être modifiés.
  • Les listes d’activités doivent avoir un filtre pour n’afficher que des tâches ou que des événements, l’édition en ligne ne sera pas active si la liste peut afficher des tâches et des événements, même si un seul type d’activité est effectivement présent dans la liste. Pour cela il faudra spécifier un filtre Tâche Egal à Vrai/Faux
  • Si vous avez activé les « comptes personnels », vous ne pourrez pas en modifier depuis une liste de contacts, uniquement depuis une liste de comptes.
    Il sera également impossible de modifier en ligne un compte business sans spécifier de filtre Est un compte personnel Egal à Faux.
  • Si vous utilisez des types d’enregistrements dans l’objet listé, il faut spécifier un filtre qui va sélectionner un seul type d’enregistrement. De la même façon que pour les activités, même tous les enregistrements affichés sont du même type, l’édition en ligne ne sera activée que si le filtre existe.
  • L’édition en ligne n’est pas active si vous utilisez une logique de filtrage comportant un OR

Arrêtons-nous sur ces deux dernières conditions. Il semble que la dernière soit incomplète : si vous utilisez des types d’enregistrement, et que vous avez spécifié le filtre décrit précédemment, l’édition en ligne ne s’active pas si vous utilisez une logique de filtrage, même si elle ne comporte pas de clause OR !

Salesforce utilise le même mécanisme pour valider qu’un seul type d’enregistrement soit affiché et qu’il n’y ait pas de OR dans la logique de filtrage : le système s’assure simplement qu’il n’y a pas de logique de filtrage personnalisée sans vérifier son contenu.

Si dans le cas du filtrage des types d’enregistrement, ce comportement peut se justifier (Salesforce ne va pas vérifier que tous les enregistrements de la vue sont bien du même type), on peut se demander pourquoi cette vérification n’est pas faite dans une logique de filtrage d’une seule ligne.

Un autre point de vigilance est que sans logique de filtrage, il est impossible d’ajouter de nouvelles lignes de critères dans l’édition de la vue, il faut se contenter des 5 lignes de filtrage standard.

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Une des solutions de contournement, serait de créer un champ formule booléen qui combine les logiques de filtrage.

Il n’est pas nécessaire d’inclure dans cette formule tous les critères, mais uniquement ceux qui permettent de créer une vue avec 5 critères maximum, uniquement avec des clauses AND.
 
REFERENCES :