Une météo projet, quèsaco ?

C’est avant tout un tableau de bord qui regroupe des indicateurs pour le suivi du projet. Ces indicateurs peuvent varier d’un projet à un autre, mais ils ont tous pour but de refléter la « santé » et les tendances générales du projet. Ces tendances peuvent être représentées par un soleil quand tout va bien, des nuages quand il y a des complications dans le projet ou des orages dans le cas de grands blocages ou risques, d’ou le mot « météo ».
La météo est généralement (sinon toujours) destinée aux décideurs du projet pour les aider à mesurer une situation ou un risque, prendre des décisions et adopter des mesures correctives s’il le faut.

Exemple d’une météo projet simple

 

 

Le choix des indicateurs

La sélection des indicateurs à inclure dans la météo dépend des objectifs du projet, ils peuvent être conjointement fixés avec les parties prenantes ou les sponsors au début du projet, et adaptés au fur et à mesure selon l’évolution du besoin.
Il existe une large palette d’indicateurs classiques, parmi eux je cite:

  • Indicateurs de délai, comme le nombre de tâches, phases ou projets en retard par rapport aux dates de fin initialement fixées. Ces indicateurs permettent d’évaluer soit un retard ou une avance sur le planning ou un respect du planning.
  • Indicateurs d’avancement, par exemple: le taux des tâches/actions terminées par rapport à l’ensemble des tâches ce qui permet de déduire l’avancement global du projet.
  • indicateurs budgétaires comme principalement le pourcentage du budget consommé sur une phase, un projet ou l’ensemble des projets du portefeuille
  • Indicateurs de qualité, par exemple: le nombre d’anomalies ouvertes, pourcentage des anomalies corrigées, en cours de résolution, ou résolues…

Ces indicateurs sont certes des incontournables dans un tableau de bord, mais il est plus intéressant, selon moi, de les allier avec des indicateurs spécifiques au contexte du projet.
Pour montrer l’importance de ces indicateurs spécifiques, je cite une mission que Neoxia a menée pour le compte d’une grande administration française pour la mise en place d’un outil de gestion du portefeuille de projets informatiques. Notre client avait choisi le progiciel NQI orchestra et demandé à la société NQI (http://www.nqicorp.com/) de paramétrer l’application pour étendre son utilisation à la gestion des demandes de nouveaux projets. L’outil permet d’afficher la météo des projets suivis par les chefs de projets, des tableaux de bord standards, mais aussi de rajouter des indicateurs personnalisés selon la volonté de l’utilisateur.

Tableau de bord NQI Orchestra

 

L’outil est au cœur de la gouvernance du SI de notre client. Une réunion de service mensuelle est organisée pour que la hiérarchie arbitre les demandes de création de nouveaux projets et décide des suites à donner. Afin de les assister dans ces réunions, nous avons proposé des indicateurs autour de l’évolution de ces demandes et projets, à savoir : le pourcentage des demandes acceptées, reportées ou retirées, le nombre de demandes acceptées n’ayant pas donné lieu à une création de projet, le nombre de nouvelles demandes au cours du dernier mois, le nombre de projets arrivant à échéance à la date de la réunion… Ces indicateurs ont trouvé un écho chez les responsables de l’outil pour mesurer l’appropriation des utilisateurs, mais aussi auprès de la hiérarchie car ils lui ont permis de mesurer l’efficacité du processus métier intégré dans l’outil, et de prendre des décisions rapidement.

 

Outiller sa météo de projet

Il existe actuellement des outils qui permettent de calculer automatiquement ces indicateurs et d’afficher une météo complète du ou des projets suivis. A part NQI orchestra cité précédemment, j’ai récemment découvert ProjectPro (fr.projectpro.eu) qui est un outil collaboratif de gestion de projet en ligne. Cet outil est riche en terme de fonctionnalités de reporting, de gestion des feuilles de temps, de planification et de suivi de projet, donc j’invite les intéressés à l’essayer en version gratuite.

figure3

Exemple d’un TDB ProjectPro

 

Toutefois, rien n’empêche de présenter une météo projet sous des formats beaucoup plus simples : avec des tableaux Excel, des présentations ou dans n’importe quel autre support, l’objectif restant d’afficher les informations de manière simple et compréhensible.
Le plus important est d’alimenter ces tableaux de bord avec les données et de les tenir à jour régulièrement.
Ainsi, la météo projet permet de détecter rapidement les éventuels écarts par rapport aux objectifs d’un projet et de communiquer efficacement avec toutes les parties prenantes. C’est donc un véritable outil de gestion qui, une fois maitrisé, devient indispensable pour les responsables du projet.