Un workshop est une réunion transversale mêlant conception et validation multipartite. Mais comment préparer au mieux cet évènement ?

Préparation

1. Le titre du workshop doit être clair et descriptif pour que les participants à l’atelier sachent à quoi s’attendre, voire puisse s’y préparer.

2. L’objectif doit être spécifique et atteignable : présenter les sujets abordés, les livrables attendus et les suites envisagées.

3. Identifier des objectifs d’apprentissage réalisables et qui correspondent aux besoins des participants. Ex. : identifier les ressources nécessaires face à la montée en charge de l’activité et formaliser le plan d’embauche adéquat.

4. Sélectionner strictement les participants qui ont un intérêt direct en relation au thème de l’atelier.

5. Choisir pour l’atelier une date et une heure pratique pour les participants.

6. Choisir une salle et sa logistique adaptées pour des présentations, des débats et des activités de groupe. Ex. : dotée de vidéo-projecteurs, paperboard, post-it, tables, chaises mobiles… et cookies.

7. Déterminer la durée de l’atelier en fonction des objectifs à atteindre, et du temps que les participants peuvent consacrer à l’atelier. Une certaine souplesse est souhaitable pour pouvoir légèrement allonger ou raccourcir l’atelier, si nécessaire.

8. Adresser les invitations par e-mail, au moins 1 semaine à l’avance, en joignant le support du workshop, afin que les participants s’imprègnent du contexte et des actions envisagées.

8 bis. Assurer un suivi avec un e-mail de rappel deux jours avant l’atelier.

9. Construire le fil rouge de l’atelier : prévoir les différentes séquences de travail (depuis l’inclusion jusqu’au bilan / débriefing).

10. Choisir la personne chargée de la présentation et de l’animation de l’atelier (le leader), et au moins une autre personne (support) pour animer les activités de(s) groupe(s) et le bilan.

11. Capitaliser : évaluer et analyser tous les aspects de l’atelier et améliorer vos futurs ateliers grâce à ces enseignements.

Le jour J

1. Arriver à l’avance pour contrôler l’installation et accueillir les participants (marque de considération).

2. Installer les tables des participants de façon à favoriser les interactions, par exemple, en forme de grand U, ou en groupes de tables, pour les travaux de groupe.

3. Faire circuler une liste des coordonnées des participants pour ceux qui souhaiteraient conserver le contact les uns avec les autres après l’atelier.

Après l’atelier

1. Envoyer une synthèse des résultats aux participants (et au management, si nécessaire).

2. Expédier la liste des coordonnées à tous ceux qui l’ont demandée.

Alors, prêt pour l’animation de votre prochain workshop ?

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