La valeur. Voilà un terme qui s’utilise souvent à outrance. Dans le secteur informatique, on est en perpétuelle recherche de valeur. L’objectif permanent est de la maximiser.

J’ai mis un certain temps à comprendre ce que l’on entendait par le mot ‘valeur’. Je commence aujourd’hui à en cerner les contours. Et plus cette compréhension progresse, plus mon intérêt redouble.

L’une des premières prises de conscience est que la valeur est un concept qui s’utilise dans n’importe quel domaine, avec, souvent, le même sens caché. Marié depuis peu, j’ai pu en faire l’enrichissante expérience, à travers l’organisation de mon mariage. Alors qu’il ne nous restait plus qu’une semaine de préparation, nous nous sommes rendu compte que nous n’allions pas pouvoir finir tout ce que nous avions projeté de faire.

La problématique était donc la suivante : comment terminer un maximum de choses qui nous tiennent à cœur d’ici le jour J ? Posée autrement, en des termes plus techniques : comment maximiser la valeur globale de ce qui doit être fait, dans le temps imparti ?

Voilà donc une proposition de bonnes pratiques pour organiser le travail à fournir, en quatre étapes. Mon premier conseil est le suivant : définissez un temps limite pour chaque étape… et respectez-le ! Ce sera le meilleur moyen pour vous d’être efficace !

Première étape, que doit-on faire ?

La première étape, aussi évidente soit-elle, n’en est pas moins importante. Il s’agit simplement de lister tout ce qu’il reste à faire.

Dans notre cas, nous avions des choses aussi variées que : finir les centres de table, faire la feuille de route pour le traiteur, mettre à jour le plan de table, trouver 2 bouilloires et 3 cafetières pour le brunch, etc.

L’exercice se déroule dans le cadre d’un brainstorming. Le faire seul est très complexe, et le résultat pas toujours au rendez-vous. Mais heureusement, dans ce cas, nous étions deux !

Il n’est pas nécessaire d’être totalement exhaustif à cette étape. Le mieux est l’ennemi du bien ! Néanmoins, il ne faudrait pas laisser en chemin des éléments importants.

Enfin, nous avions pris soin de noter chaque élément sur un post-it, dans un ordre tout à fait aléatoire… dans un premier temps.

Deuxième étape, quelle est la valeur de chaque élément ?

Cette deuxième étape initie la phase de priorisation. Et nous voilà au cœur de notre sujet : quelle valeur accorde-t-on à chaque élément ?

Pour reparler informatique, il est très rare qu’une application ne serve qu’à un seul utilisateur ou un seul type d’utilisateur (logistique, achat, marketing, etc.). Et il est quasiment impossible que toutes les personnes concernées aient le même avis sur ce qui est réellement important. Cela peut dépendre des profils, des méthodes (bonnes ou mauvaises) de travail, etc.

Dans notre cas, ma femme et moi avions des vues parfois concordantes et parfois totalement divergentes selon les sujets. Pour ne pénaliser personne (nous ne nous étions pas encore dits « oui » !), nous avions décidé de prendre, quelque soit le résultat, la moyenne des avis.

Pour cette étape, nous avions décidé de mettre en pratique l’exercice de l’argent fictif. Chacun disposait d’un capital de 1000 € pour acheter les éléments définis au préalable. Pas un sou de plus ni de moins. À chacun de gérer son capital.

Au final, nous avions une liste des éléments ordonnés par leur valeur, donnée inscrite sur le post-it correspondant.

Si nous nous étions arrêtés là, nous aurions échoué ! En effet, le troisième élément demandait un temps considérable pour être terminé, et nous aurait empêchés de terminer d’autres éléments ! Allons plus loin.

Troisième étape, quel est l’effort à fournir ?

Pour éviter cet écueil, nous avons procédé à l’évaluation de l’effort à fournir pour chaque élément. Et pour nous aider dans cette tâche, il n’y a, selon moi, pas de meilleur exercice que le planning poker. Je vous invite à découvrir par vous-mêmes cette méthode, imaginée par Mike Cohn.

Ce qu’il faut bien comprendre dans cette méthode, c’est que l’estimation est relative. On n’estime pas des jours ou des heures, mais on accorde des points selon l’effort que cela demande. La principale difficulté de l’exercice est de déterminer l’élément qui servira de référence (accordez-lui 3 points).

Là encore, l’effort évalué est noté sur le post-it de chaque élément.

Dernière étape, la priorisation

Cette dernière étape nous a permis d’ordonner les éléments le plus efficacement possible. Pour cela, il suffit de diviser la valeur accordée par l’effort estimé. Le coefficient obtenu, appelé importance, sert alors à classer les éléments, dans l’ordre décroissant.

Dans notre cas, deux petites particularités sont apparues. La première est que pour réaliser l’élément le plus important, un autre élément devait être terminé au préalable. C’est une dépendance, qu’il faut prendre en compte. La deuxième fut que trois éléments avaient une importance équivalente. Dans cette situation, il est primordial d’ordonner les éléments entre eux. Nous avions décidé des les ordonner par la valeur la plus haute.

Cette étape finie, nous avions construit la liste ordonnée de tout ce qu’il nous restait à produire avant le jour J. Il ne restait plus qu’à se mettre au travail.

Un bénéfice maximisé

Comme prévu, nous n’avons pas eu le temps de tout terminer. Mais nous avions la certitude que nous ne pouvions pas en faire plus dans le temps qui nous restait. Après un constat final, la veille du grand jour, nous nous sommes rendus compte que, malgré ce qu’il manquait, nous étions globalement satisfaits d’avoir terminé ce qui avait pu l’être.

En d’autres termes, nous avions réussi à produire la valeur globale la plus élevée possible dans le temps qui nous était donné. Et pour nous, la valeur se mesurait au degré de satisfaction.

Quelques leçons

Le calcul de l’importance, dans la quatrième phase, équivaut en réalité au calcul du retour sur investissement de l’élément. Le fait de s’appuyer sur le retour sur investissement, et non uniquement sur la valeur accordée, nous a, en quelques sortes, sauvés. Nous n’avons, en effet, pas perdu de temps sur des éléments trop consommateurs, sans certitude de les terminer, et qui nous aurait empêchés de terminer d’autres éléments. La notion « terminé » est suffisamment délicate à aborder pour nécessiter un, voire même plusieurs billets de blog ! Néanmoins, il faut retenir qu’un élément n’atteint sa valeur que lorsqu’il est intégralement terminé.

Nous n’avons pas eu besoin de réellement planifier tout ce que nous avons voulu faire. Avec du recul, je pense que si nous avions tout intégré dans un planning, sans réel intérêt du retour sur investissement, nous nous serions trompés. Qui plus est, nous aurions perdu un temps considérable à essayer d’optimiser le planning, ou à définir précisément chaque élément, sans produire de valeur.

Malgré tout, le temps passé à nous organiser était indispensable, même s’il n’était pas directement productif. Mais le fait de ne pas tout définir dans les détails, et de time-boxer (limiter le temps) les étapes, nous ont permis d’être réellement efficaces.

L’Agile dans toute sa splendeur

L’exemple montre que beaucoup de situations se prêtent à l’emploi de ces quelques bonnes pratiques, si tant est que l’objectif est de construire de la valeur.

Une approche plus classique, comme le cycle en V ou la cascade ne nous aurait assurément pas permis d’obtenir autant de valeur… sauf au prix d’un acharnement qui nous aurait grandement fatigués ! Au lieu de cela, nous nous sommes plongés très rapidement dans la production de la valeur, car c’est elle qui est l’objectif ultime, le Saint Graal !

Ces bonnes pratiques correspondent parfaitement à l’esprit de l’Agile, au sens du manifeste : « Working software is the primary measure of progress » dit l’un des douze principes. Elles peuvent être mises en œuvre dans le cadre d’un Scrum, lors de la phase d’établissement du backlog initial, ou pour l’élaboration du backlog d’un sprint.

Pour ma part, face à ce genre de situations, et devant les gains obtenus, la mise en œuvre de ces bonnes pratiques devient un réflexe.