Au fil des missions que j’ai effectuées, j’ai constaté que le management est souvent sollicité pour prendre des décisions. Et il dispose de peu de temps à consacrer au projet. Pour décider au plus juste, il doit donc disposer d’éléments synthétiques et pertinents. Je pense souvent à ce propos de Nicolas Machiavel, « Le hasard gouverne un peu plus de la moitié de nos actions, et nous dirigeons le reste. »

Afin d’apporter une information claire et exploitable, je préconise un format de reporting régulier, qui permet de livrer des données synthétiques.

Ce format doit varier le moins possible pour permettre au manager concerné de s’habituer à y trouver les informations qui lui servent de repère. À noter que l’on surestime souvent la connaissance que les managers ont du projet !

Et donc, lors d’un projet, des réunions régulières de l’équipe (COPIL, COPRO) sont organisées entre le chef de projet et les membres de l’équipe. Des décisions y sont prises, et des actions sont alors à mener, afin de les appliquer. Dans le cadre du suivi de projet, on attend du chef de projet qu’il mette en place un document de type ‘Tableau de suivi des actions’ afin de contrôler l’avancement.

Un support qui innove

Je vous propose de découvrir un exemple de ce type de tableau, appelé fichier météo projet. Il a pour but de donner des repères clairs aux acteurs du projet et de suivre l’avancement des tâches.

Ce tableau (présenté sur une page, au format PowerPoint) permet de suivre les actions en cours, menées dans le cadre d’un projet. Pour faciliter la réalisation, on choisira une période de temps définie, par exemple une semaine.

Les rubriques constitutives sont :

  • tâches et réalisations de la période,
  • météo,
  • tendance,
  • commentaires,
  • actions correctives (moyens mis en œuvre pour rétablir une situation perturbée).

Pour la partie météo, des symboles (soleil, nuage…) permettent de visualiser instantanément la situation de la tâche. Cette indication est complétée par une signalétique de tendance (flèches), qui indique l’évolution de la tâche depuis la dernière diffusion.

Vous l’aurez compris, ce tableau très visuel permet en un clin d’œil d’afficher la situation des tâches principales. Il s’agit en outre d’un support de communication clair et efficace !

Comment s’en sert-on ?

Au cours de réunions régulières, il faut :

  • s’assurer que les actions répertoriées sont bien en cours de réalisation,
  • mettre à jour le document :
    • clôturer les actions achevées,
    • ajouter les nouvelles actions.

Je l’utilise comme élément constitutif d’un dispositif de pilotage plus global, où l’on trouvera le planning avec la notion d’ordonnancement.

Le contenu du document doit être communiqué régulièrement, et consultable facilement, afin d’identifier l’avancement des actions. La fréquence d’utilisation varie en fonction de la périodicité des réunions.

Et chez les clients, comment ça se passe ?

Je me souviens l’avoir mis en place dans une DSI du secteur public. En début d’après-midi, débute la traditionnelle réunion hebdomadaire. Ce jour-là, je présente la météo projet adaptée au contexte du moment. Après avoir distribué un exemplaire aux participants, la réaction du client fut immédiate : « c’est vraiment bien fichu, et on y trouve les éléments essentiels ! ».

À la fin de la réunion, le client sollicitait mon accord pour l’utiliser en interne, afin de suivre le travail de ses équipes … en reconnaissant la simplicité du support et ses bienfaits en termes de communication d’information.

Point incontestable : le support doit être accessible et consultable facilement par les divers membres du projet !

Nous avons donc convenu de l’imprimer et de l’afficher sur la porte du bureau, à la vue des équipes et donc susceptibles de générer des discussions de couloir …

La figure ci-après présente un exemple de météo projet, pour un client du secteur bancaire, dans le cadre d’une évolution de son système d’information.

Le fichier météo comme rampe de lancement …

Je ne dis pas qu’il s’agit là d’un outil miracle, mais il a le mérite de fournir un aperçu global de toutes les actions avec un point de situation illustré et renseigné.

Il permet de fournir le niveau d’information adéquat à un organe de management, selon le cas directeur de projet, comité de pilotage, comité de direction.

Ce type d’outil participe également à la formalisation d’un processus de pilotage structuré. Associé à une solution de pilotage des activités stratégiques (par exemple, Nexance Performance Management), cela facilite le processus d’échange d’informations entre les différents métiers de l’entreprise, notamment au travers de solutions orientées gestion de portefeuille de projets.

Références

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