L’Union Française des Centres de Vacances et de loisirs est une association loi 1901 reconnue d’utilité publique, créée en 1907 et fortement ancrée dans le paysage associatif français. Elle intervient principalement dans quatre domaines : les vacances, l’animation, la formation et l’insertion sociale et professionnelle. Elle est aujourd’hui leader national sur la formation BAFA/BAFD et sur les Vacances Adaptées (VA). L’Ufcv forme ainsi chaque année environ 30 000 animateurs, emmène en vacances 13 000 jeunes et 7 000 participants handicapés et gère plus de 200 centres d’accueil collectif de mineurs.

Dans une nouvelle dynamique initiée en 2011, l’Ufcv a pour objectif d’améliorer la qualité de son service et de viser de nouveaux marchés pour prolonger son action.

Pour répondre à ces enjeux, et face à l’obsolescence de son architecture informatique, l’Ufcv a donc confié à Neoxia le cadrage de son plan informatique en 2011

« Ce Plan de Progrès a permis d’établir l’état des lieux du SI et les priorités et fonctionnalités essentielles à mettre en œuvre en termes de productivité, de rationalisation des décisions et des actions, et ce pour obtenir un service rapide et performant pour l’ensemble des utilisateurs », précise Gilles Mergoil, Président de Neoxia.

Désormais, pour première application concrète, l’étude de la refonte complète du logiciel gérant son activité Vacances Adaptées, sera aussi accessible à ses prospects et clients par le biais d’une réservation en ligne.

En quoi consiste l’offre Vacances adaptées ?

« L’Ufcv a été un des précurseurs en la matière, dès les années 80, en proposant des séjours adaptés aux personnes souffrant de handicap et reste aujourd’hui le leader national. Pour continuer à progresser sur ce secteur, nous nous devons de professionnaliser notre offre pour une meilleure relation client tout en améliorant notre gestion interne. Grâce à ce nouvel environnement, nous devons être en mesure de proposer un service plus efficace (catalogue en ligne, conseil, suivi des inscriptions, logistique, …) et de suivre l’activité au plus près en optimisant nos taux de remplissage et en amortissant les coûts », précise Bernard Moulène, Directeur Général de l’Ufcv. « Il est urgent que notre système fonctionne au mieux car l’activité d’organisation de Vacances Adaptées est principalement saisonnière, il nous est donc interdit de passer à côté de la période des inscriptions. Chaque année, autour de 7 000 participants sont pris en charge dans environ 400 séjours organisés par nos délégations régionales ».

La refonte de cette application représente pourtant un vrai défi car l’activité Vacances Adaptées est extrêmement spécifique étant donné la fragilité des participants. L’Ufcv prône un vrai respect des personnes et c’est donc toute une organisation qui doit être mise en place pour gérer les particularités de chacun tant du point de vue du logement que de l’encadrement et du transport.

Pour les utilisateurs internes et externes, la refonte du système doit notamment permettre de répondre aux objectifs suivants :

  • Pouvoir renseigner des fiches séjours complètes comprenant le détail des chambres, notamment du point de vue de l’accessibilité.
  • Laisser les clients sélectionner eux-mêmes leur séjour, dans tout le catalogue de l’Ufcv, via le site de réservation en ligne et grâce à de nouvelles fonctions de recherche (date, âge, sexe, type de séjour, autonomie…).
  • Proposer aux clients de pré-réserver et de payer directement sur le site de l’Ufcv, ce qui est une innovation dans le secteur.
  • Pouvoir conseiller les clients au téléphone ou aux permanences de l’association en étant capable de leur proposer rapidement un séjour correspondant aux profils des participants.
  • Être capable de gérer les séjours au fur et à mesure du remplissage (ouverture de places supplémentaires, annulation de séjours en sous-capacité…).
  • Optimiser la gestion administrative et le suivi des dossiers grâce à une interface adaptée et à une bonne ergonomie.
  • Faciliter la gestion opérationnelle des séjours en apportant toutes les informations nécessaires aux organisateurs.i>

Autant de changements applicatifs permettant d’apporter un service plus simple et plus efficace à la clientèle tout en optimisant la gestion des séjours en interne de manière à assurer un équilibre économique et donc la pérennité de l’association.

A propos de l’UFCV

L’Ufcv (www.ufcv.fr), acteur de l’économie sociale et solidaire, est une association nationale reconnue d’utilité publique. Laïque et pluraliste, elle agit dans les domaines de :

> L’animation,en proposant des séjours de vacances pour tous les jeunes
et des vacances adaptées pour enfants et adultes.
L’Ufcv intervient également en animation territoriale et accompagne les collectivités dans la mise en œuvre de leur politique sociale, éducative et culturelle.
> La formation, avec le Bafa/Bafd et la formation professionnelle aux métiers
de l’animation sociale et de l’aide à la personne.
> L’insertion, à travers des actions d’accompagnement de publics en difficultés.
Soutenues par des valeurs fortes et un important réseau, les actions de l’Ufcv concernent tous les âges de la vie et permettent à chacun de s’engager pour et avec les autres. L’Ufcv compte aujourd’hui 700 salariés et s’appuie sur l’engagement de 2 800 bénévoles répartis sur toute la France.

L’Ufcv est vecteur d’innovation au service de d’engagement social fort. La formation, l’accompagnement, la gestion de carrière, la mobilité fonctionnelle et géographique sont au cœur de la politique RH au sein de cette Association toujours en mouvement et toujours à l’écoute de ses collaborateurs.

A propos de Neoxia

Créé en 2000, NEOXIA (www.neoxia.com), cabinet de conseil en gouvernance et architecture des Systèmes d’information, est implanté en France et au Maroc. Avec un chiffre d’affaires 2010 de 4,4 M€, en croissance de 20%, et réalisé auprès de grands comptes de la banque/finance, du secteur public, de l’industrie et des services. NEOXIA rassemble une quarantaine de consultants spécialistes de la gouvernance des SI, du management des projets IT, des applications et des infrastructures logicielles et matérielles. Le cabinet est aujourd’hui reconnu pour son savoir-faire en « Performance du SI », décliné selon 4 axes : la stratégie du SI, l’agilité des équipes, l’industrialisation des services et l’innovation. En 2011, les projets innovants sur lesquels NEOXIA travaille particulièrement en partenariat avec ses clients concernent l’Agilité et le Cloud Computing. Parmi ses références : Areva, Société Générale, Crédit Agricole, Ministère de l’Education Nationale, GIP-MDS, PMU, Mouvement Leclerc, Picard Surgelés, Groupe ESSEC, Valeo, Fujifilm, … .

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